Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng nếu muốn thiết lập và xây dựng văn hóa ứng xử, văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp muốn duy trì, kiến tạo hoặc sở hữu một môi trường làm việc hiệu quả thì cần có một hệ thống bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách văn mình, có hiệu lực cao và được toàn bộ hệ thống nhân viên chấp nhận.
Sở dĩ nhưng doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới như Google, Coca Cola hay các doanh nghiệp lớn mạnh tại Việt Nam như Vinamilk, Petrolimex đều sở hữu cho mình một bộ quy tắc ứng xử hoàn thiện. Dù là doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ thì bộ quy tắc ứng xử cũng có thể coi là chiếc chìa khóa mang đến thành công không nhỏ.
Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng bộ quy tắc ứng xử tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé !
Thế nào là Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp?
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là hệ thống những nguyên tắc, tiêu chuẩn hoặc quy định có tác dụng hướng dẫn cho các quyết định và quy trình làm việc trong hệ thống.
Bộ quy tắc ứng xử sẽ quy định cách hành xử thích hợp của những cá nhân, tổ chức làm việc trong doanh nghiệp trong đó có những hành vi bị cấm hoặc những mức phạt, cách xử lý khi vi phạm những nguyên tắc đã đề ra.
Tại sao chúng ta cần xây dựng Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp?
Yếu tố thương hiệu Đây được coi là nền tảng, giá trị cốt lõi, chuẩn mực đạo đức đúng đắn nhất trong môi trường doanh nghiệp. Bộ quy tắc ứng xử giúp định hướng, quản lý con người, nhân sự bằng các quy chuẩn đạo đức mang tới một môi trường văn hóa làm việc văn minh.
Định hướng văn hóa công sở, nội bộ : Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn là kim chỉ nam gắn kết yếu tố con người trong một tập thể, giúp doanh nghiệp có cái nhìn nhất quán với nhau, hiểu vấn đề chung, dễ dàng lựa chọn và định hướng sự phát triển sau này.
Kỷ luật doanh nghiệp : Đối với doanh nghiệp cần có sự khích lệ, khuyến khích nhân viên tuân thủ những quy tắc ứng xử, không đi trái với những điều lệ đặt ra. Qua đó hỗ trợ định hướng lối sống và cách hành xử chuẩn mực đối với cộng đồng, doanh nghiệp và cả xã hội. Đồng thời giữ cho chính công ty và nhân viên của mình không bị vi phạm luật pháp và quy định.
Yếu tố giữ chân khách hàng : Khi khách hàng tìm hiểu về doanh nghiệp và có những trải nghiệm thực tế với các tiêu chuẩn ứng xử của công ty, họ sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng khách hàng điều này gây ấn tượng tốt với họ và giữ chân họ trung thành với doanh nghiệp.
Tuân thủ pháp luật: Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giúp tuân thủ theo các bước được xác định khác trong luật pháp giúp giảm thiểu sai phạm hoặc các vấn đề liên quan đến rủi ro về luật pháp và tài chính xảy ra đặc biệt là vấn đề tham nhũng.
Nội dung chi tiết
Với mỗi đơn vị, tùy thuộc vào mục tiêu phát triển, đặc thù kinh doanh để xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp riêng cho mình. Tựu chung lại, bộ quy tắc ứng xử thường bao gồm một số những nội dung chính sau đây :
Thứ nhất, thông điệp cá nhân của lãnh đạo, ban giám đốc và cam kết của doanh nghiệp về nhiều vấn đề.
Thứ hai, lý do để doanh nghiệp xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong kinh doanh, những hoạt động của mình.
Thứ ba, các giá trị cốt lõi, tầm nhìn sứ mệnh, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và định hướng phát triển của doanh nghiệp
Thứ tư, bộ quy tắc ứng xử phải nêu rõ giá trị và nguyên tắc trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ năm, các hành vi đúng đắn được làm và không được làm trong môi trường văn hóa công sở, doanh nghiệp.
Thứ sau đó là những biện pháp xử lý trong hoàn cảnh gặp những tình huống bất trắc, rủi ro có thể xảy ra trong doanh nghiệp
Thứ bảy đó chính là cách thức, quy trình tìm kiếm chỉ dẫn đến những địa chỉ cần tư vấn, giải đáp thắc mắc gặp phải
Và cuối cùng đó chính là yếu tố khen thưởng đối với cá nhân, tập thể khi tuân thủ tốt, hoàn thành công việc hoặc những hình phạt, mức xử lý khi vi phạm quy định nêu rõ trong bộ quy tắc ứng xử.
Yêu cầu cụ thể đối với bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Để đem lại hiệu quả cao trong doanh nghiệp, các nhân viên sẽ chấp hành, tuân thủ bộ quy tắc ứng xử 100%, khi đưa ra, xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần đảm bảo những yếu tố sau đây :
- Trình bày thông điệp, điều lệ một cách ngắn gọn, xúc tích, đầy đủ, khoa học và dễ hiểu.
- Ngôn ngữ tích cực, khích lệ mang yếu tố truyền cảm hứng và có tính bao hàm.
- Không nên xây dựng bộ quy tắc ứng xử với những thông điệp dài dòng hoặc một danh sách dài những điều cấm đoán.
- Tài liệu cung cấp cho người dùng phải giải thích chi tiết hoặc những chính sách cụ thể kèm theo
Sau khi hoàn thành bộ quy tắc ứng xử, đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp phải được truyền đạt thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng. Những người đứng đầu trong doanh nghiệp như giám đốc, quản lý, trưởng nhóm bộ phận có thể tổ chức những buổi chia sẻ với nhân viên về tầm quan trọng và sự cần thiết mà bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đem đến.
Từ đó giúp nhân viên có cái nhìn đúng đắn, tinh thần và sự hứng khởi khi làm việc và thái độ tự nguyện hợp tác, thực hiện theo.
Ngoài ra, đối với các đối tác, nhà cung cấp thì bộ quy tắc ứng xử cũng nên được truyền bá thông tin đến để đảm bảo rằng họ nắm bắt được và đem lại hiệu quả cao khi phối hợp làm việc.
Do đó có thể thấy việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp được xem như là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xây dựng, tổ chức doanh nghiệp. Bộ quy tắc ứng xử sẽ thiết lập các giá trị trong tổ chức, thúc đẩy hành động và xây dựng nền tảng dẫn đến thành công cho doanh nghiệp một cách vững vàng và lâu dài.
