Như các bạn cũng biết, ứng dụng word đã và đang rất phổ biến trong các công việc soạn thảo văn bản. Để khám phá được những bí quyết có thể sử dụng triệt để ứng dụng word là việc không đơn giản. Đối với nhiều người chuyên sử dụng word thì chắc chắn đã biết được cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word 2010. Tuy nhiên, một số bạn còn băn khoăn chưa biết sử dụng word để sắp xếp thứ tự tăng dần sao cho nhanh nhất. Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!
Cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word 2010
Một trong những thủ thuật quan trọng trong word đó là sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nó giúp cho thao tác soạn thảo văn bản cách thuận tiện hơn.
Cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần ABC
Trong công việc làm trên word khi soạn thảo văn bản. Các dạng tên hay số đều cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần để đáp ứng theo nhu cầu công việc. Nhiều câu hỏi đặt ra về cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu để giải quyết thắc mắc trên nhé.
Chúng ta cùng theo dõi ví dụ bên dưới như sau: Họ, tên, ngày sinh và quê quán, mình sẽ sắp xếp dữ liệu bảng Word theo ABC, nếu Tên trùng mình sẽ sắp xếp theo Họ. Nếu bạn muốn sắp xếp chính xác, các bạn nên tách họ và tên ra riêng cột. Nhờ đó việc sắp xếp dữ liệu sẽ dễ dàng và chính xác hơn.
Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ bảng cần sắp xếp. Sau đó chọn vào Tab Layout trên thanh công cụ đó. Rồi tiếp tục chọn vào Sort (A-Z)như hình bên dưới. Tại bước này, bạn cần chọn chính xác để tránh nhầm lẫn và sai sót làm mất thời gian. Nó sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn.
Bước 2: Tiếp sau đó bạn chọn vào Header row sau đó bạn làm như sau: Tại vị trí Sort by cần chọn cột sắp xếp là Tên. Sau đó chọn mục có kiểu sắp xếp tăng dần là Ascending. Tiếp theo tại mục phần then by bạn chọn sắp xếp theo Họ.
Tại đây bạn cũng chọn sắp xếp tăng dần là Ascending. Cuối cùng bấm OK để tiến hành sắp xếp sao cho đúng quy trình. Khi hộp thoại có mục Sort (A-Z) xuất hiện thì các bạn rê chuột đến mục có tên My list has. Tại mục header row là chọn sắp xếp có tiêu đề theo yêu cầu. Còn đối với No header Row thì ít được dùng vì không có tiêu đề.
Chúng ta cần sắp xếp ưu tiên mục từ sort by là tốt nhất. Sau đó chọn đến cột Then by để hoàn thành thao tác. Tiếp theo, bạn có thể chọn mục tăng dần hoặc giảm dần như yêu cầu. Nếu bạn cần sắp xếp tăng dần thì chọn Ascending. Mặt khác nếu chọn để sắp xếp giảm dần là descending. Tuy nhiên, trong phần này ta chú trọng đến việc sắp xếp tăng dần Ascending. Tiếp theo trong mục Then by, bạn chọn cột Họ và các trường khác là cột Tên.Sau khi đã chọn xong các bạn chọn OK để sắp xếp hoàn tất ABC.
Sắp xếp trong trường hợp có cột số thứ tự
Nếu bảng dữ liệu trong file word của các bạn có cột số thứ tự. Việc sắp xếp theo thứ tự số rất quan trọng. Nó giúp bạn thuận tiện theo dõi dữ liệu hơn. Để giải đáp được cách sắp xếp theo thứ tự số, các bạn cùng theo dõi thông tin dưới đây để hiểu cách chi tiết nhé.
Bước 1: Trước tiên bạn cần quét chọn cột STT. Sau đó bạn cần chọn vào Tab Layout. Cũng giống như cách sắp xếp chữ cái ABC trên sau đó chọn Sort(A-Z). Nhìn chung cách này cũng giống cách sắp xếp dữ liệu theo bảng chữ cái.
Bước 2: Đầu tiên bạn chọn vào mục Options. Tiếp sau đó chọn vào mục cột Sort column only. Cuối cùng bạn cần nhấn OK 2 lần để hoàn thành bước này.
Bước 3: Sau bước 2 hoàn thành, chúng ta cần bôi đen toàn bộ bảng. Tuy nhiên cần bỏ cột thứ tự ra. Sau đó bạn phải chọn vào mục Tab Layout và tiếp tục vào mục Sort.
Bước 4: Bây giờ bạn tiếp tục thao tác như sau: Bạn cần chọn Header row trong phần My list has. Kế tiếp, trong mục sắp xếp Sort by(A-Z) bạn chọn cột sắp xếp là Tên và chọn sắp xếp tăng dần là Ascending . Trong phần then by rồi chọn sắp xếp theo Họ, chọn sắp xếp tăng dần là Ascending theo yêu cầu. Cuối cùng bấm OK để sắp xếp.
Kết quả là bạn sẽ được bảng như sau: Cột số STT không bị xáo trộn, vẫn giữ nguyên nhé
Ưu điểm khi sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word mang lại cho người dùng nhiều những ích lợi quan trọng. Nó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian để thao tác thủ công. Qua đó công việc soạn thảo cũng nhanh hơn.
Ngoài ra, việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần cũng giúp cho công việc soạn thảo văn bản cũng tránh được những sai sót đáng kể. Bởi khi sắp xếp được, ta sẽ dễ dàng nhìn thấy được thông tin đúng hay sai.
Đặc biệt, cách làm này cũng giúp cho việc soạn thảo trở nên chuyên nghiệp hơn. Nhờ đó đạt hiệu quả cao trong công việc.
Lưu ý khi sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word 2010
Cần sắp xếp đúng theo bảng chữ cái tiếng Việt từ A-Z. Như vậy sẽ đảm bảo việc soạn thảo đúng nguyên tắc và dễ theo dõi hơn.Ngoài việc sắp xếp theo họ tên, trong tiếng Việt, chúng ta cần chú ý đến các dấu như huyền, hỏi, ngã, sắc và nặng.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word 2010. Các bạn có thể tham khảo trong cả trường hợp sắp xếp theo thứ tự giảm dần theo các bước trên. Hy vọng nó giúp ích cho công việc của bạn.
